Energiatodistuksen hankinnasta vastaa rakennuksen omistaja eli olemassa olevan talon omistaja, uuden pientalon rakennuttaja tai taloyhtiöissä yhtiön edustaja esim. isännöitsijä tai hallitus.

Energiatodistuksen saa yleensä noin 1-3 viikossa tilauksesta, etenkin jos rakennuksen tiedot on kerätty yhteen ja yhteinen aika kohdekäynnille löytyy sujuvasti. 

Kun tilaat/pyydät tarjousta energiatodistuksesta on hyvä tuoda esille jo seuraavat perustiedot rakennuksesta:

• Lämmitettyjen rakennusten lukumäärä.
• Rakennusten valmistumisvuosi.
• Osoite sekä taloyhtiö kohteissa taloyhtiön nimi.
• Onko rakennuksesta olemassa rakennuspiirustuksia, esim. pohja-, julkisivu-, leikkaus, ja asemapiirustus. 

Kun tilaus on tehty ja kohdekäynti sovittuna voit valmistautua kohdekäynnille keräämällä seuraavat tiedot valmiiksi:

• Rakennuksen piirustukset 
• Tiedot taloteknisistä laitteista ja järjestelmistä (lämmitys, ilmanvaihto, lämpöpumput)
• Tiedot toteutuneesta energiankulutuksesta (esim. paljonko sähköä kulunut vuodessa)
• Tiedot tehdyistä korjauksista, jotka liittyvät energiatehokkuuteen (esim. lisäeristykset, ikkunoiden ja ovien uusimiset, lämmitysjärjestelmä, ilma-ilmalämpöpumput, yms.)

Sovi kohdekäynti sellaiseen ajankohtaan, että pystyt olemaan itse paikalla tai saat paikalle, jonkun jolla on tietoa rakennuksesta ja pystyy päästämään laatijan sisälle tarvittaviin tiloihin. Kohdekäynnillä laatija täydentää piirustuksista ja dokumenteistä selvinneitä tietoja vielä haastattelemalla rakennuksen omistajaa, mittaamalla puuttuvia mittoja sekä havainnoimalla talon laitteita ja järjestelmiä.